Achtergrond informatie en veelgestelde vragen over automatisch aanpassen beginbalans. 


Binnen AgroVision Finance was het saldo op de grootboekkaarten crediteuren en debiteuren niet altijd gelijk aan het saldo op de openstaande posten lijst. De oorzaak hiervan ligt vaak in een niet bijgewerkte beginbalans. Na het aanmaken een nieuw boekjaar met beginbalans, kan eenvoudig het vorige jaar geselecteerd worden om nog een factuur toe te voegen of in te lezen of een betaling te verwerken. Als nu het nieuwe boekjaar geselecteerd wordt, is de beginbalans niet bijgewerkt. 


Om dit op te lossen wordt vanaf eind mei 2024 de jaarovergang automatisch uitgevoerd bij een wijziging in een boekjaar voor elke aanwezige beginbalans na dit boekjaar. 


Vragen over het automatisch aanpassen van de beginbalans


Ik heb geconstateerd dat mijn wijzigingen in de beginbalans weer automatisch ongedaan werden gemaakt. Dit is niet gewenst. Hoe zit dat? 

In de eerste versie van AgroVision Finance waarin het automatisch bijwerken van de beginbalans was opgenomen zat een fout. Als in de beginbalans een boeking of volgnummer (met meerdere boekingen) verwijderd werd, dan werd de beginbalans voor dit jaar automatisch bijgewerkt. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. De fout is er uit gehaald en vanaf dinsdag 28 mei 2024 wordt het automatisch bijwerken van de beginbalans opnieuw geïntroduceerd. 


Hoe bepaalt AgroVision Finance de te gebruiken tegenrekeningen (voor vermogen en BTW) in de beginbalans? 

In de wizard die normaal gebruikt wordt voor de jaarovergang, zijn deze nummers ingegeven en opgeslagen. Deze nummers worden gebruikt bij het automatisch bijwerken van de beginbalans. 


In de Wizard jaarovergang kan ik ervoor kiezen om alleen de saldi van de tegenrekeningen van de dagboeken en het saldo BTW over te boeken of alle balansrekeningen kunnen meegenomen worden? Hoe doet de automatische jaarovergang dit? 

Als alleen de tegenrekeningen van de dagboeken, de opgegeven rekeningen voor saldo BTW en het vermogen in de reeds aangemaakte beginbalans aanwezig zijn, dan wordt een beknopte jaarovergang gedaan. In andere gevallen een volledige. 


De automatisch aangemaakte beginbalans klopt niet. Niet alle balansposten zijn correct overgezet en tegen geboekt. Hoe kan dat? 

De jaarovergang in AgroVision Finance kent altijd al een beknopte en een volledig jaarovergang. Zoals bij de vorige vraag is te lezen, probeert AgroVision Finance op dezelfde manier de jaarovergang uit te voeren als dat een vorige keer gedaan is. Voor een volledige beginbalans, kan de jaarovergang van het oude naar het nieuwe jaar nogmaals uitgevoerd worden, waarbij ook de optie ‘Saldi van de overige balansrekeningen overbrengen’ aangezet wordt. 

De jaarovergang in AgroVision Finance brengt de saldi van alle balansrekeningen over naar het nieuwe boekjaar en wordt tegengeboekt op de ingevulde tegenrekening voor de balans. De enige uitzondering zijn de BTW-rekeningen, die gekoppeld zijn aan een BTW-code. Die worden tegen geboekt op de ingestelde BTW-tegenrekening. 

De aangemaakte beginbalans moet in de meeste gevallen nog iets gecorrigeerd worden. Dit speelt bijvoorbeeld als in het oude jaar de privé rekeningen niet op nul geboekt zijn. Dit kan gecorrigeerd worden door de boekingen in de beginbalans op de privé rekeningen te verwijderen en het saldo van de tegenboeking handmatig aan te passen. 


Elke wijziging is een nieuw volgnummer in het dagboek beginbalans. Waarom is dat zo gemaakt? 

Op deze manier zijn alle wijzigingen ook terug te vinden en ongedaan te maken. Ook voorkomt deze systematiek dat een zorgvuldig aangemaakte beginbalans (door bijvoorbeeld de boekhouder) onbedoeld overschreven wordt. 


Wordt ook de beginbalans van een definitief gesteld jaar aangepast? 

Als er een wijziging wordt gedaan in een boekjaar dat voorafgaat aan een definitief gesteld boekjaar, wordt de beginbalans in het definitief gestelde boekjaar uiteraard niet aangepast. De gebruiker krijgt een melding. De boekhouder kan eventuele wijzigingen verwerken. Wij schatten in dat deze situatie niet vaak voor gaat komen. 


Is het automatisch bijwerken van de beginbalans uit te schakelen? 

Op dit moment is het niet mogelijk het automatisch bijwerken van de beginbalans uit te schakelen