Wat moet je bewaren en hoe lang

https://ondernemersplein.overheid.nl/administratie-bijhouden-en-bewaren/

Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie 7 jaar te bewaren na vervallen van de actualiteitswaarde. Een leasecontract van bijvoorbeeld 4 jaar is pas niet meer actueel na de beëindiging van het contract, oftewel het voldoen van het slottermijn. Vanaf dat moment start pas de bewaartermijn van 7 jaar. Basisgegevens zijn:

  • het grootboek
  • de voorraadadministratie
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie
  • gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van andere organisaties of personen

Naast deze basisgegevens moeten ondernemers ook stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, debiteuren en crediteuren bewaren. Mutaties hierin moeten achteraf te herleiden zijn.
Het is mogelijk om het digitaal of op papier te bewaren, dat mag beiden. 

Voor Finance is het natuurlijk het meest compleet wanneer er een 'Kijklicentie' wordt afgesloten. Dit kost jaarlijks € 66,- (in 2025) 

Als u ervoor kiest om zelf de gegevens te bewaren zonder kijklicentie, dient u dus al het bovenstaande veilig te stellen. 

  • Het grootboek zit in Finance, die kunt u printen of als PDF opslaan. Deze zitten ook in een XML auditfile, dat bestand kán eventueel worden ingelezen in verschillende andere boekhoudpakketten. Ter ondersteuning hiervan is het handig om de Kolommenbalans ook op te slaan / af te drukken. 
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie en de In- en verkoopadministratie zijn wel beschikbaar in Finance. Dit zijn de balansboekingen (debiteuren en crediteuren, die zitten al in het grootboek) en de facturen zelf. Deze moeten dus ook bewaard te worden, hetzij digitaal of geprint. Billtobox bewaard de gegevens 7 jaar ná opzegging én blijft ook inzichtelijk. Als u zonder Billtobox werkt, zult u de facturen zelf moeten opslaan. 
  • Als de BTW aangiftes worden gedaan via Finance is het wijs om deze ook op te slaan (digitaal of geprint). Dat kan door de regel van de aangifte aan te klikken en dan te kiezen voor 'Printen'. De aangifte kan dan inderdaad geprint worden of opgeslagen als PDF. 
  • De voorraadadministratie zit niet in Finance.
  • De loonadministratie zit ook niet in Finance.